格安貸会議室を賢く利用する

会場決定前～当日までの準備について

下見を一通り終えたら、いくつか見た会場の中から確定へと進めます。
下見した際の写真を見返したり、確認してきた項目をリスト化して候補会場の比較・検討をしましょう。
例えば、大阪・梅田駅から徒歩何分掛かるか、迷いやすくなかったか、会場の広さは十分だったか、付帯備品の充実性、持ち込み備品の不可はどうかなどの様々な確認ポイントがあったかと思いますので、見比べて決めましょう。
そして、いざ会場が決まったら開催日当日に向けての準備に取り掛かります。
当日の動線確認と案内スタッフの配置決め、足りない備品がある場合はその手配、その他、当日のタイムスケジュールや配布資料の作成、参加者リストの作成など開催に向けて準備もたくさんあるので、当日万全な体制で開催できるように進めていきましょう。

来場者に満足してもらう！

何より大切なことは、当日来ていただいた来場者の皆様へ満足していただき帰っていただくことです。
もちろん満足度には企画内容も関わってきますが、利用する会場までのアクセスや会場環境が悪い、トイレ・喫煙所・控室等の使い勝手が悪い等不満へと繋がってしまうポイントも多くあります。
そもそも格安の貸会議室なので、そういった点があることは仕方がないことではあるのですが、その場合、主催者・運営者側のアイデアや工夫一つで改善されることもあります。
例えば、会場までの道や会場内で迷いやす等あれば、経路の途中で案内スタッフを配置させるとか案内看板を出す等です。
来場者にも満足して帰ってもらえるように、足りない部分は自分達で補いながら格安の会場を上手く利用してみてください。